7 Magic Tricks

um den Wert deines Events zu

verdreifachen

CEO, CO-Founder
SVEN WÜRGLER

Events kosten Zeit, Geld und viel Energie. Richtig inszeniert sind sie aber fantastische Erlebnisse für Mitarbeitende, Kund:innen und Besuchende.
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Das grosse Problem: Das Erlebnis ist auf das "Jetzt" begrenzt. Hier greift die Eventbegleitung ein. Mit Eventvideos und Fotos wird das Erlebnis in den digitalen Raum verlängert, die Zeit nacherlebt und bereits die nächste Durchführung beworben!
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Doch wie wird eine Eventbegleitung von gut zu grossartig? Das verraten wir dir mit unseren 7 Magic Tricks hier auf den nächsten Seiten!

Magic Trick Nr.1

Vom Ende her denken:^‍Plane die Deliverables genau im Voraus ein

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Mal etwas filmen und dann schauen, was wird?

Kann gut werden. Grossartige Eventvideos werden aber schon vom Ende her gedacht. Deswegen planen wir als allererstes die Deliverables in einer richtigen Customer Journey.

Woran wollen wir die Besuchenden nochmal erinnern? Welche Botschaften sollen nochmals verstärkt werden?

Richtig gute Eventbegleitungen machen den Redaktionsplan deshalb als allererstes. Und planen dann die nächsten Schritte.

Unser Go-To Redaktionsplan:

Ein Post am Tag des Events

Das Event hat begonnen! Informiere die, die spontan sein können, und erinnere diejenigen, die heute keine Zeit haben, dass sie etwas verpassen. Sie sollten sich das nächste Event auf keinen Fall entgehen lassen!

Fotos am Ende oder am nächsten Morgen

Am Ende des Events oder am nächsten Morgen werden wir die besten Fotos teilen, damit auch diejenigen, die es verpasst haben, einen Eindruck davon bekommen.

Recap Video inerhalb von 24 Stunden

Innerhalb von 24 Stunden wird ein Recap-Video veröffentlicht, damit ihr und vor allem eure Gäste die schönsten Momente des Events noch einmal erleben könnt.

Magic Trick Nr.2

Pre-Production:
Interviewpartner:innen im vorherein anfragen und fixen

Interviews und Impressionen direkt von Besuchenden sind immer unglaublich wertvoll für bleibende Erinnerungen.

Das Problem: Wenn bestimmte Personen interviewt werden sollen, benötigt das Planung.

Es ist illusorisch zu denken, dass man dann einfach am Tag des Events herumspazieren kann und die richtige Person irgendwo finden.

Deswegen unser Tipp: Die Personen vorher per Mail kurz anfragen und eine Zeit oder einen Ort für ein kurzes Interview vereinbaren. So stellst du sicher, dass vor Ort alles reibungslos abläuft.

PS: Spontane Interviews mit Besuchenden kommen natürlich trotzdem immer gut an.

Everybody has a plan until they get punched in the face

NR.3

Regel Nummer eins bei Events:
Expect the unexpected! 

Egal wie gut die Vorbereitung und die Absprache mit den Partner:innen war, fast immer geschehen unvorhergesehene Dinge an Events.

Was schön für die Besuchenden ist, ist eine Herausforderung für die Video- und Fotocrew. Unser Tipp: Plant im Voraus sorgfältig aber flexibel.

Heisst: Zeitpläne müssen flexibel sein, die Location sollte vor Eventbeginn dem ganzen Team gut bekannt sein und ein klarer Kommunikationskanal im Team muss bestehen.

Das Wichtigste, dass sicher alle zufrieden sind: Bestimmt die Highlights, die unbedingt draufmüssen vorher und schaut, dass diese - egal wie – aufgezeichnet sind!

nR 4 - Die richtige Ausrüstung

Das A&O einer guten Eventbegleitung ist das richtige Equipment. Wichtig ist uns deswegen vorher mit den Kund:innen abzusprechen, was genau abgedeckt werden soll, damit wir richtig ausgerüstet sind.

Unser Trick für Events: Die Ausrüstung flexibel und mobil halten, mehrere Kameras mitnehmen und möglichst wenige feste Standorte einplanen. Wir arbeiten meist mit einer Kamera auf einem Gimbal, einer Interviewkamera und einer Back-up Cam.

Geheimtipp: Immer vorher schon mit dem Veranstalter abklären, wo das Material während des Events gelagert werden darf. So spart ihr vor Ort viel Zeit und Stress.

PS: Ein gutes Akku- und Speicherkartensystem ist Pflicht!

Set the tone right

NR.5

Eine häufig stiefmütterlich behandelte Sache ist die Musik bei Eventvideos.

Eigentlich super schade, denn die Musik oder der Ton des Videos bestimmt direkt die Stimmung der Zuschauer:innen. Welche Emotionen sollen mit dem Video geweckt werden?

Deshalb unser Trick: Wir suchen schon vor dem Event die passende Musik für unsere Eventbegleitung aus. So wissen alle, in welche Richtung der Mood ungefähr gehen soll und welche Bilder am besten dazu passen.

Natürlich wichtig: Ändert sich während dem Event etwas oder scheint uns die Musik dann doch nicht mehr passend, wird sie geändert. Es sollen schliesslich passende Emotionen vermittelt werden!

Magic Trick Nr.6

Post-Production:
Fokus auf Emotionen

Ganz passend zu der Musik gilt bei uns auch bei der Post-Production: Emotionen, Emotionen und Emotionen.

Klar, jeder liebt Bilder von schönem Essen oder von der einzigartigen Aussicht. Auch diese sollen unbedingt in der Event-Recap ihren Platz finden.

Aber wir sind alle nur Menschen und was Menschen begeistert, sind echte Emotionen. Ist das nun der Redner, der herzlich lacht bei seiner Präsentation, eine Zuschauerin die gebannt einem Workshop lauscht oder zwei Geschäftspartner die beim Apéro anstossen.

Wichtig ist einfach: Echte und ungefilterte Emotionen verleihen einem Video die notwendige Tiefe!

_{Post-Production:}
Work precisely and fast

NR.7

Puh das Event ist vorbei, alle sind müde und voller schöner Erinnerungen...

Doch für das Video- und Fototeam ist die Arbeit erst vorbei, wenn das fertige Produkt live ist.

Da Erinnerungen bekanntlich schnell verblassen, empfehlen wir das fertige Video und die Bearbeiten Fotos unseren Kund:innen innerhalb von 24h zu liefern.

So bleibt den Kund:innen Zeit um Feedback zu geben, sie können sich noch lebhaft an das Event erinnern und damit zeitnah mit dem Video und den Fotos auf ihren Kanälen kommunizieren.

Und dann ist Feierabend für die Produktionscrew :)

CASE STUDY: sEF.Womenaward

Kundenwunsch

Recap-Video des jährlich stattfindenden
Gala-Abends
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Das Video soll nicht «corporate» sein, sondern frischer und jünger daherkommen und gleichzeitig den «Gala-Faktor» nicht verlieren

Veröffentlichung des Videos am Montag nach dem Event

‍Umsetzung
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3-Personen Crew begleitet den ganzen Event
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Anlass am Freitagabend, Post-Produktion übers Wochenende, Auslieferung des fertigen Videos am Montagmorgen

Flexible Zeitpläne um mit einer fixen Interviewstation die Promi-Gäste, Juror:innen und Preisträgerinnen im richtigen Moment abzufangen

SEF.WomenAward

Der Wirtschaftspreis der Frauen

7 Magic Tricks

um den Wert deines Events zu ​

verdreifachen​

Magic Trick Nr.1​

Magic Trick Nr.2​

NR.3​

NR.5​

Magic Trick Nr.6​